A complexidade do ambiente fiscal e a crescente exigência por transparência e precisão nas informações têm impulsionado as empresas a buscar soluções tecnológicas avançadas para gerenciar suas operações financeiras. Entre elas, os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais, ou ERPs, vêm conseguindo destaque como ferramentas essenciais para simplificar e automatizar auditorias fiscais.
Quer compreender melhor como essa aplicação pode ser útil para o seu negócio como um todo e em especial na geração de relatórios de impostos? É só continuar com a leitura deste texto!
O papel do ERP na gestão fiscal
Os sistemas ERP integram diversas funções empresariais em uma única plataforma, proporcionando uma visão abrangente e coesa das operações da organização.
Na gestão fiscal, eles desempenham um papel importante ao consolidar dados financeiros, automatizar processos contábeis e assegurar a conformidade com as regulamentações fiscais – tudo isso essencial para auxiliar durante as auditorias fiscais.
Automação de processos e redução de erros
A automação é uma das principais vantagens dos sistemas ERP. Ao automatizar a coleta e o processamento de dados financeiros, esse tipo de plataforma minimiza a intervenção manual, reduzindo significativamente a possibilidade de erros humanos.
Durante uma auditoria fiscal, a precisão dos dados é fundamental. Equívocos de funcionários, razoavelmente comuns em processos manuais, podem resultar em informações incorretas que eventualmente levam a penalidades severas.
Com um ERP, esses conteúdos são capturados diretamente durante as transações diárias e processados automaticamente, o que faz toda a diferença para garantir a precisão de relatórios de impostos.
Centralização dos dados financeiros
Como já comentado, um ERP centraliza todas as informações financeiras em uma única plataforma, facilitando o acesso e a gestão delas.
Durante uma auditoria fiscal, os auditores precisam examinar uma grande quantidade de dados financeiros e tributários. Com esse recurso, tudo o que é relevante fica armazenado em um único local. Ou seja, é algo que elimina a necessidade de procurar esses conteúdos em múltiplas fontes.
Posto isso, o ERP não só economiza tempo, mas também assegura o acesso a informações consistentes e atualizadas.
Conformidade com as regulamentações fiscais
As regulamentações fiscais estão em constante evolução e, por isso, é desafiador conseguir manter a equipe atualizada com todas as mudanças.
Esse é um obstáculo fácil de superar ao ter um sistema ERP como suporte, pois essas ferramentas são frequentemente atualizadas para refletir as mudanças nas leis fiscais, ajudando as empresas a manterem a conformidade.
Note que, para assegurar a sua empresa essa atualização, é preciso atuar com um parceiro de soluções que seja sério, eficiente e moderno. É o caso do Solution ERP, da Aliare, que é um software bastante completo e que conta com uma excelente equipe que trabalha nele para mantê-lo sempre o mais atual possível.
Geração de relatórios de impostos
Os relatórios de impostos são uma parte crítica de qualquer auditoria fiscal. Esses documentos fornecem uma visão detalhada das obrigações fiscais da empresa e ajudam a garantir a transparência.
Um ERP moderno proporciona a geração deles com facilidade ao consolidar automaticamente todos os dados financeiros e tributários necessários. A capacidade de gerar conteúdos detalhados e precisos rapidamente é uma das maiores vantagens desse tipo de tecnologia nesses casos.
Tipos de relatórios de impostos que um ERP pode gerar
Esse é um detalhe que pode variar dependendo da tecnologia utilizada pelo sistema. De qualquer modo, há alguns tipos de relatórios que esses recursos costumam providenciar. São eles:
- Relatório de declaração de imposto de renda: detalha todas as receitas e despesas, ajudando a determinar o valor do imposto devido.
- Relatório de impostos sobre vendas: fornece uma visão sobre as vendas e os impostos aplicáveis.
- Relatório de impostos retidos na fonte: detalha os impostos que foram retidos na fonte para empregados e fornecedores.
- Relatório de compensações de créditos fiscais: informa todos os créditos fiscais que a empresa pode utilizar para compensar suas obrigações fiscais.
Auditoria interna e controle com ajuda do ERP
Além de facilitar as auditorias fiscais externas, um ERP também é uma ferramenta poderosa para auditorias internas. A capacidade de rastrear todas as transações financeiras em tempo real permite a realização dessas ações de modo frequente, o que é excelente a fim de identificar e corrigir possíveis discrepâncias antes que se tornem um problema.
Isso é particularmente útil para garantir que todos os processos estejam funcionando corretamente e que a empresa esteja sempre preparada para um acompanhamento de organizações de fora.
Outros atrativos do ERP para monitoramentos tanto internos como externos são:
Integração com outras ferramentas e sistemas
Os sistemas ERP tendem a ser altamente integráveis, permitindo a conexão com outras ferramentas e sistemas usados pela empresa. Isso inclui sistemas de contabilidade, bancos de dados fiscais e outros softwares financeiros.
Essa qualidade facilita a troca de informações entre diferentes plataformas, o que é interessante para obter dados fiscais atualizados e precisos.
Durante uma auditoria fiscal, essa integração pode ser um diferencial para fornecer uma visão completa e precisa das operações financeiras de uma companhia.
Monitoramento em tempo real e relatórios customizáveis
Uma das funcionalidades mais poderosas de um ERP é o monitoramento em tempo real. Isso permite o acompanhamento de transações financeiras à medida que ocorrem, proporcionando uma visão atualizada das suas obrigações fiscais.
Além disso, a maioria das plataformas possibilita a customização de relatórios, permitindo a geração de documentos específicos que atendam às suas necessidades e às exigências dos auditores fiscais.
Essa flexibilidade é essencial para fornecer as informações exatas e no formato desejado.
Acompanhamento de obrigações e prazos fiscais
Manter o controle sobre as obrigações fiscais e os prazos de pagamento é uma tarefa desafiadora, especialmente para empresas com operações complexas.
Um sistema ERP ajuda a gerenciar essas responsabilidades de forma eficiente, muitas vezes enviando lembretes automáticos sobre prazos iminentes e auxiliando na organização do calendário fiscal.
Durante uma auditoria, é imprescindível demonstrar que prazos foram cumpridos adequadamente. E essa ferramenta proporciona uma trilha de auditoria objetiva e acessível que facilita essa demonstração.
Análise de dados e planejamento tributário
Os ERPs modernos, como o Solution ERP, frequentemente incluem ferramentas analíticas que permitem às organizações a análise de dados fiscais históricos a fim de projetar obrigações futuras.
Esses softwares são essenciais para o planejamento tributário estratégico, pois viabilizam a identificação de oportunidades de economia fiscal e a preparação para mudanças nas leis tributárias.
Durante uma auditoria fiscal, ser capaz de demonstrar um planejamento tributário robusto e bem delineado pode ser um grande diferencial, indicando aos auditores que a companhia é proativa e cuidadosa em sua gestão fiscal.
Documentação e armazenamento seguro
A gestão adequada da documentação fiscal é um componente essencial de qualquer processo de auditoria. Os sistemas ERP proporcionam isso de modo seguro e centralizado para todos os documentos fiscais, incluindo declarações de impostos, recibos, comprovantes de pagamento e correspondências oficiais.
Esse atrativo é interessante porque mantém todos os documentos necessários facilmente acessíveis durante uma auditoria ao mesmo tempo em que protege informações sensíveis contra perdas ou acessos não autorizados.
Viu só como a implementação de um sistema ERP tende a transformar significativamente a forma como empresas gerenciam obrigações fiscais e se preparam para auditorias? E esse é apenas um dos benefícios desse tipo de tecnologia. Para conhecer outras vantagens desses softwares, continue a leitura do nosso blog!
