A conformidade fiscal é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de empresas. Manter-se atualizado com a legislação tributária e assegurar que todos os processos fiscais estejam em conformidade é algo complexo, mas é imprescindível para a saúde financeira e a reputação da organização. Falhas costumam resultar em multas, penalidades severas e danos à imagem da empresa.
Por isso, não é possível dedicar uma atenção menor a essa questão, que deve ser prioridade. A boa notícia é que cuidar desse assunto fica mais fácil com um Sistema de Gestão Empresarial, ou ERP.
Para compreender melhor o tema e como esse tipo de software pode ser útil para a sua organização, continue a leitura!
O que é conformidade fiscal?
Conhecida também com compliance fiscal, refere-se à adesão às leis e regulamentações tributárias aplicáveis a uma empresa. Isso vai incluir, por exemplo, a apuração de tributos com o cálculo e o pagamento de todos os impostos devidos.
Além disso, para se enquadrar como uma empresa que está conforme, é preciso:
- Garantir que todas as transações sejam devidamente documentadas por meio de emissão de notas fiscais;
- Enviar relatórios e declarações fiscais para os órgãos reguladores;
- Manter registros precisos e acessíveis para auditorias futuras.
Manter a conformidade fiscal é uma tarefa contínua e complexa, especialmente em países como o Brasil – com sistemas tributários desafiadores e em constante mudança.
A falha em cumprir com essas obrigações pode resultar em penalidades significativas, incluindo multas pesadas, juros sobre pagamentos atrasados e até mesmo processos legais.
Desafios da conformidade fiscal
A legislação tributária pode ser extremamente complexa, com diferentes regras e regulamentos aplicáveis a diferentes tipos de negócios e transações. Em muitos casos, as leis tributárias estão sujeitas a mudanças frequentes, o que aumenta ainda mais a complexidade.
Agora, esse não é o único desafio para organizações que buscam a conformidade fiscal. Alguns dos outros principais são:
Risco de erros humanos
A apuração manual de tributos, a emissão de notas fiscais e a preparação de relatórios fiscais são tarefas propensas a equívocos. Erros humanos podem ocorrer devido à falta de conhecimento, pressa ou simplesmente distração, e resultam em informações incorretas que eventualmente levam a penalidades fiscais.
Custo de conformidade
Manter a conformidade fiscal demanda investimento em pessoal qualificado, softwares específicos e auditorias regulares para buscar a conformidade com a legislação fiscal.
E, mesmo com aportes nessas áreas, ainda há o risco de não-conformidade, ainda que diminuído. Multas e penalidades podem chegar a valores expressivos.
Necessidade de armazenamento e acesso a documentos
As empresas são obrigadas a manter registros fiscais precisos e acessíveis por longos períodos. Armazenar e acessar esses documentos pode ser um desafio, especialmente para empresas grandes ou em crescimento.
Como um ERP ajuda a conquistar a conformidade fiscal
Um ERP é um software que ajuda a integrar todas as áreas de uma empresa em uma única plataforma. Dessa forma, permite a gestores uma visão bastante abrangente e minuciosa das operações.
Até por esse nível de detalhamento em relação a setores variados, traz vantagens importantes quando se trata de conformidade fiscal.
Uma das principais é, de fato, a possibilidade de automação de processos como apuração de tributos, emissão de notas fiscais e preparação de relatórios fiscais. É interessante automatizá-los porque isso diminui o risco de erros humanos e ainda aumenta a eficiência.
A adoção dessa tecnologia também vai ajudar a assegurar que todos os cálculos e procedimentos estejam de acordo com a legislação vigente.
Outros motivos pelos quais um ERP auxilia na manutenção da conformidade fiscal são:
Atualizações automáticas da legislação
Os sistemas ERP modernos, como o Solution ERP, da Aliare, são frequentemente atualizados para refletir as mudanças na legislação tributária. Isso significa que as empresas podem ter certeza de que estão sempre em conformidade com as leis fiscais mais recentes, sem a necessidade de monitorar manualmente as mudanças nas leis.
Esse serviço é feito sob demanda através do produto “Contratação Tributária”. O contador da empresa aponta a necessidade de atualização e nossos especialistas analisam a legislação e executam a ação.
Integração de dados
Esse tipo de software integra dados de diferentes departamentos, como contabilidade, vendas, compras e estoque, em uma única plataforma, isso facilita a apuração de tributos e a preparação de relatórios fiscais precisos. É que todas as informações necessárias estão centralizadas e são facilmente acessíveis.
Emissão e armazenamento de documentos fiscais
Essa plataforma gera e armazena documentos fiscais eletronicamente, o que faz com que todas as notas fiscais e outros documentos estejam corretos e acessíveis. Isso é interessante para auxiliar na conformidade com os requisitos de armazenamento e torna mais fácil para as empresas atenderem a auditorias fiscais.
Relatórios e análises
Os sistemas ERP oferecem ferramentas avançadas de relatórios, permitindo que gestores acompanhem de perto a situação fiscal da empresa. Isso inclui a capacidade de gerar documentos fiscais detalhados, identificar tendências e padrões e realizar análises de conformidade.
Como é possível notar, esse tipo de tecnologia pode ser de grande valia para organizações que querem manter o compliance fiscal em dia.
Quer ficar por dentro de outros temas relevantes relacionados a ERP e conformidade fiscal? Continue acompanhando o nosso blog!
